市では、令和６年７月30日付で、「平川市定額減税調整給付金のお知らせ」を対象者に送付しましたが、亡くなられたことにより発送の時点で給付の対象にならない方や、住所に異動があった方の前住所地などに誤って送付していたことが判明しましたので、お知らせいたします。
このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
【経緯】
7月30日
「定額減税調整給付金のお知らせ」を発送（全6,452件）
8月1日
給付金の受付の準備のため、発送した方の一覧を確認したところ、発送日以前に亡くなられた方に対しても誤送付していたことが判明
8月16日～19日
発送した全件について、住所や氏名など、住民基本台帳に異動が無いか確認作業を行ったところ、住所に異動があった方などへの誤送付が判明
【誤送付の内容】
発送した時点で亡くなられていて給付を受けられない方や、転出・転居されている方の前住所地などに送付しました。
- 亡くなられた方への送付 20件
- 転出や転居された方の前住所地への送付 33件
【原因】
市税のシステムを提供する事業者に対象者のデータを作成依頼する際、必要とするデータの条件の確認が不十分だったため、亡くなられた方など、給付の対象とならない方も含まれたデータが作成されていました。また、作成した対象者のデータをもとに「定額減税調整給付金のお知らせ」を作成してから、発送するまでの期間に亡くなられた方や、住所に異動があった方など、発送の中止や送付先の変更が必要な方の確認作業を行っていませんでした。
【発覚後の対応】
亡くなられた方に送付した20件のうち、同住所地に親族等の所在が確認できた16件については、判明した８月１日に訪問して経緯を説明のうえ謝罪し、不在の方には説明とお詫びの文書を差し置きました。
前住所地に送付した方については、随時申請の状況を確認し、申請されていない方には新たな住所地へ「定額減税調整給付金のお知らせ」を再送します。
【今後の対応策】
対象者データの作成を依頼する際に、必要となるデータの条件の確認が不十分であったことが原因です。また、対象者とならない方には送付されないよう、発送する直前にチェックを行う必要があったと考えております。
今後は、このようなミスが発生しないよう、データ取扱いについて、必要なチェック項目を明文化して、漏れのない作業の実施に努めること、書類を送付する際には、発送前に送付先を再度確認することを改めて徹底いたします。
