2　総務課長は、文書事務に関して必要な調査を行い、文書事務が適正かつ円滑に行われるように課長等を指導するものとする。

2　文書管理者は、課長等をもって充てる。

3　文書管理者は、次の各号に掲げる事務を行うものとする。

2　文書取扱主任は、課員をもって充て、その職氏名を総務課に通知しなければならない。

3　文書取扱主任は、文書管理者の命を受けて次の各号に掲げる事務を行うものとする。

2　開封に伴い、封筒を失うことにより発信者の住所又は氏名が不明となるものについては、その文書に封筒を添付するものとする。

3　戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出書又は申請書には、収受印を押印してはならない。

4　2以上の課の所管にわたる文書は、その関係の最も深い課の文書管理者に配布するものとする。

5　分掌事務に関して配布先が明らかでない文書は、総務課長の調整を経て配布先を決定し、主管課の文書管理者に配布するものとする。

6　文書管理者は、第1項の規定により文書等を受けたときは、次により、文書取扱主任をして収受させなければならない。

2　文書は、原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用い、横書きすることとし、記載手段は、黒色のインクを用いてのペンによる手書き若しくはパーソナルコンピューターの出力による印字又はそれらのものの印刷若しくは複写によるものとする。

3　主管課で受領した文書は、速やかに文書管理者の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。

4　施行期日の予定されるものは、施行に必要な手続を受ける時間を考慮した上で決裁を受け、必要な審議及び審査の機会を失わないように努めなければならない。

2　諸官公庁等からの文書で、その大部分を移記して発送する必要があるものは、訂正の必要箇所を朱の括弧で表示し、その上に訂正文を朱書して、起案用紙に添付し、起案することができる。

3　回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過をわかりやすいようにすることとする。

4　回議案で、合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入し、上司の決裁を得たのち関係部課と合議するものとする。

2　前項ただし書により決裁を受け、又は執行したもののうち、特に必要と認められるものは、「要後閲」と記入し、上司登庁後直ちに承認を受けなければならない。

2　合議の順序は、関連の深い課から順次他の課に及ぶものとする。

3　前項の合議を受けた関係部課は、特別の事情がある場合を除き、直ちに同意又は不同意を決しなければならない。この場合において、その意見を異にするときは、関係部課長は互いに協議し、なお、その協議が整わないときは、意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、更に合議しなければならない。

5　合議案で上司の命により変更又は廃案となったときは、起案者において合議先に通知しなければならない。

2　発送番号を必要とするものは、文書発送簿(様式第7号)に件名及び担当者名を記載し、発送番号を付けるものとする。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」等の記載をし、決裁を受けた後に発送文書の発送番号を省略することができる。

2　郵送文書を発送しようとする場合は、料金後納とするものとし、当該文書に料金後納郵便物差出票(様式第8号)を添えて郵便局に差し出さなければならない。

3　前項の規定により難い場合又は発送文書の数が少ない場合は、切手を貼って郵送するものとし、切手の受払い状況を切手受払簿(様式第9号)により明確にしておかなければならない。

2　ファクシミリによる文書の送信は、ファクシミリ送信票(様式第10号)に所要事項を記入した上、送信する文書の事務担当者が行うものとする。

3　ファクシミリによる文書受信は、収受し、普通文書と同様に取り扱うものとする。

4　職員は、休日、休暇及び特別の事情がある場合のほか、毎日電子メールの受信を確認しなければならない。

2　公印は、平川市公印規程(平成18年平川市訓令第11号)第5条に規定する公印の保管責任者の許可を得て押印するものとする。

3　契約及び登記関係等の文書で枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割り印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割り印を押すものとする。

2　重要な文書は、天災地変に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。

2　文書の保存期間は、処理完結の翌年度(暦年によるものは、処理完結の時期を含む年度の翌年度)から起算する。

3　文書の保存種別は、別表第3のとおりとする。ただし、必要に応じ保存期間を延長することができる。

2　常用文書及び常時使用するなど特別の事情がある完結文書は、前項の規定にかかわらず、同項に規定する期間を超えて保管することができる。

2　書庫に保存するに当たっては、行政文書ファイル等の所在を明らかにするため、適切な方法により、所在管理を行うものとする。

2　書庫は、錠により開閉するものとし、総務課長は入退室の記録を管理するものとする。

3　書庫内は、常に整理し、清掃し、換気、防虫及び防湿に注意するものとする。

4　書庫内では、一切の火気を用いてはならない。

2　閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由がある場合でも、抜取り、差替え、書替え等をしてはならない。

2　文書の廃棄に当たっては、総務課長は当該文書の担当課長に通知し、総務部長の決裁を受けるものとする。

3　保存期間が満了した文書であっても担当課長から申し出があったときは、期間を限り保存期間を延長することができる。

4　保存期間中の文書であっても担当課長が保存する必要がないと認めるものは、保存期間の定めにかかわらず総務課長は廃棄することができる。

5　総務課長は、保存期間が満了した文書であっても歴史公文書等として必要があるものは、市史編さん担当者等に引継ぎ、保存することができる。

6　文書を廃棄し、又は紛失し、若しくは毀損したときは、総務課長は、その事由を明記して保存文書台帳を整理しておくものとする。

7　主管課は、文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、廃棄文書リスト(平川市行政文書ファイル管理システム操作手順書に規定する廃棄リストをいう。)を作成し、文書管理者の決裁を得なければならない。

8　主管課は、文書を廃棄したときは、第34条の規定により作成した行政文書ファイル管理簿(保管文書台帳)若しくは第35条の規定により作成した行政文書ファイル管理簿(引継文書台帳)又はその双方から削除し、行政文書ファイル管理簿(廃棄文書台帳)(様式第18号)を作成して、総務課長に提出しなければならない。

9　総務課長は、引継文書を廃棄したときは、第36条の規定により作成した行政文書ファイル管理簿(保存文書台帳)から削除し、行政文書ファイル管理簿(廃棄文書台帳)を作成して、5年間保存しなければならない。主管課から提出を受けた行政文書ファイル管理簿(廃棄文書台帳)についても同様とする。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年6月1日から施行し、令和2年4月1日から適用する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の平川市文書管理規程第35条から第39条までの規定は、令和4年度発生文書から適用するものとし、令和3年度発生文書までの文書の保管、引継ぎ、保存方法については、なお従前の例による。

この訓令は、令和4年3月22日から施行する。

この訓令は、令和4年10月11日から施行する。